Връзка на складовата програма MoneyWorks със системата за електронен обмен еXite

Фирма  GenSoft, един от основните доставчици на системи за управление на бизнеса у нас  предлага на своите многобройни  клиенти, ползващи продукта   GenSoft  Money Works възможност за връзка с една от най-популярните и използвани системи за електронен обмен на данни    еXite, чиито представител за България е фирма   „Аксиор ООД” .

Екран за настройка и импорт на поръчки

За да ползвате тази нова функционалност на нашия продукт е необходимо да регистрирате Вашата фирма с помощта на един от двата модула еXite Web Client или eXite Trade IT  и да попълните номеклатурата (или частта от нея, която ще ползвате) за връзка с останалите фирми работещи с тази система. 

eXite® позволява да бъдат обменяни над 40 от най-важните търговски документи като: Фактура, Поръчка, Потвърждение на доставка, Извлечение от сметка, Нареждане за експедиция, Платежни документи и др. между търговските партньори, банките и държавната администрация.

Процесът за работа със системата  е следния:

В модул „ПОРЪЧКИ” на GenSoft MoneyWorks се извършва настройката на системата и импортирането на клиентските поръчки.

Поток от документи

• ORDER   - клиентска поръчка
• DESADV - потвърждение на поръчката
• RECADV - потвърждение на доставката
• INVOICE - фактура

 Попълват се следните параметрите:

1. Склад за поръчка – предвидена е възможност за избор на списък от складове. Ако е избран повече от един склад, за всяка стока се записва склада в който тя се намра .
2. Характеристика на документ

•         Номер на заявка
•         Дата на заявка
•         Номер на DESADV

3. Начин на плащане
4. Път

•          За Импорт – от къде да се четат пристигналите поръчки
•          За Експорт – къде да се създават файловете за обмен

5. Номер на последния DESADV документ - последния изпратен от Вас документ за потвърждение на поръчката
6. Срок за изпълнение на поръчката  –  тъй като, това поле не е задължително и може да не е попълнено от клиента, изпратил ни поръчката, се задава срок за изпълнение по подразбиране. 

 Самата връзка между   GenSoft MoneyWorks и еXite е следната:

1. Клиента изпраща документ ORDER.
2. Създава се клиентска поръчка в MoneyWorks и се генерира автоматично DESADV.
3. Клиента изпраща документ RECADV - служител на фирмата нанася в съответнaтa клиентскa поръчкa корекции, ако получените стоки и количества не съответстват на заявените.
4. Клиентската поръчка се обръща в продажба.
5. Задава се номер и дата на фактура.

При запазване на документа автоматично се генерира INVOICE.

При импорта на поръчки търсенето се извършва по:

•          поле „КОД” за наша фирма и клиент
•          поле „БАРКОД” за стока

За да работи коректно системата е необходимо информацията да съответства на подадената от Вас към система еXite.

За всяка поръчка импортирана чрез тази функционалност се ивършва проверка за дублиране, за да се предотврати повторно записване на една и съща информация.

Ако възникнат проблеми по време на операцията, те се записват във Log файл и се визуализират на екрана.

Връзка на GenSoft MoneyWorks с online магазина Summer Cart

GenSoft предлага синхронизация на стоки и групи към готовото решение за интернет магазин SummerCart на Mirchev Ideas. SummerCart е една от най-популярните платформи за онлайн търговия у нас. 

Целта на тази синхронизация е да може всеки един клиент лесно да прехвърли данните за продуктите, които продава (име, цена, количество, описание, картинка, характеристики и др.), в онайн пространството и по този начин бизнесът му да достигне до повече хора. Има множество възможности за конфигуриране на синхронизацията и данните, които да бъдат пращани към интернет магазина.
 Единственото нещо, което трябва да направи всеки, който желае да се възползва от тази възможност, е да се сдобие със SummerCart и да инсталира синхронизационния модул на GenSoft на своя компютър.

Екранът за настройки на данните, които да се изпращат към магазина, се състои от няколко основни части:

 1.  Синхронизация: 
тук се настройва пътят до синхронизатора (еднократно) и в последствие се стартира изпращане на данните към SummerCart. Ако дадени групи и стоки не присъстват в онлайн магазина, те се добавят там, тези които са обновени в складовата програма (променено име, цена, количество...), се обновяват и в интернет магазина, а тези, които са изтрити, също се изтриват. Посоката на изпращане на данни е от MoneyWorks към SummerCart само в една посока.

     2.Настройки на съдържанието:
това е основен модул, в който се настройва именно какво ще се праща в онлайн магазина, в кои точно полета трябва да отива и откъде да се взима. 
Потребителят има възможност да избира:

      -  Склад, от който да се пращат стоките. Освен склад, може да се изпраща цялата номенклатура.

       -   Групи – тъй като в един склад може да има повече групи и потребителят да не иска да праща всички, тогава може допълнително да се стесни обемът на изпращаната информация, като се изберат конкретни групи.
 Препоръчителният вариант е да се създаде един „виртуален” склад, в който да се сложат само групите, които искаме да изпратим към интернет магазина, но това невинаги е възможен вариант.

-         

 

• Дали да се изпращат характеристиките на стоките 
•  Дали да се изпращат наличности и ако се пращат – от кой склад да се взимат.
• Кое поле от MoneyWorks на кое от SummerCart да отговаря. Това е един от основните елементи на настройка на синхронизатора. 

Понякога потребителите въвеждат информацията на стоките и групите в различни характертистики или използва полетата с различно предназначение. 

Поради това се налага всеки да може индивидуално да избира какво и къде да се попълва. Тук има вариант за избор от полета на стоки, групи и характеристики на стоки и групи.

      Важно е да се има предвид, че е силно непрепоръчително да се попълват полета за стоки в SummerCart с полета или характеристики за групи от MoneyWorks и обратното.

За някои особени случаи (когато номенклатурата на потребителите е изградена не във вид, удобен за представяне пред клиентите – например имената на отделните групи са имена на доставчици) е предвиден допълнителен механизъм, с помощта на който всеки може сам да изгради йерархията от групи и стоки в интернет магазина си.                                                           

За тази цел трябва да бъдат направени някои точно определени стъпки, които ще бъдат описани в следващите няколко точки:

•        Създаване на характеристики на стоките, в които да се записва информацията за групите, в които се намират те. Поради сложността на системата, както и според проведени проучвания на бази от данни на клиенти, е взето решение, че максималното ниво на вложеност на групите може да бъде до 3. За тази цел трябва да бъдат създадени точно 3 характеристики (дори и да бъде планирано по-ниско ниво на вложеност).

Имената на характеристиките са без значение, но се препоръчва да бъдат лесно разпознаваеми.

•      Задаване на стойност на добавените характеристики за всички стоки, които ще се експортират към онлайн магазина. Този процес се прави за всяка стока поотделно, за да бъде осигурена максимална гъвкавост на механизма. 
•       Настройване на системата така, че да използва създадените по-горе характеристики. Това може да се види на следващата фигура:

•      След извършване на коректно настройване на системата и стартиране на синхронизацията, ако всички валидации преминат успешно, всички стойности на характеристики, които са записани за изпратените продукти, на съответните нива, ще бъдат извлечени и от тях ще бъдат създадени категории в SummerCart, а стоките ще бъдат поместени в създадените групи отново според стойностите на тези характеристики. 

Ако някой иска да изпрати даден продукт в категория от най-високо ниво, тогава се задава стойност САМО на съответната характеристика. Ако даден продукт трябва да бъде изпратен в категория от средно ниво, тогава се задават стойности на харектеристиките за групата от най-главно ниво и средната, но не и за група от трето ниво. Когато даден продукт трябва да бъде в крайна група, тогава се задават стойности и на трите характеристики.

 

      Последният екран е този за настройки на пътя до интернет магазина и въвеждане на потребителско име и парола за достъп до синхронизацията. Обикновено тези настройки се правят първоначално от служител на GenSoft.

Помислено е и за тези, които имат бизнес в повече от една сфера и желаят да отворят повече от един интернет магазин. С помощта на същия синхронизатор и същите модули за настройка могат да бъдат добавени неограничен брой интернет магазини (всеки от тях се закупува отделно от Mirchev Ideas) и настройките за всеки от тях може да бъдат напълно различни от тези на останалите. За целта трябва да се добави нова конфигурация и да се направят  настройките (на съдържанието и на връзката) за нея.